O estudo OTRS Spotlight: IT Service Management 2023 mostra que o Brasil lidera a automação de processos em comparação a outros mercados pesquisados.
78% das empresas brasileiras já investiram em ferramentas de automação, com 52% delas confirmando ter experiência em usá-las. Porém, ainda existem obstáculos que impedem 26% de tirar o máximo proveito das tecnologias.
Para 50% dos empresários, a falta de tempo para conhecer as ferramentas a fundo, é o principal problema. Outros 36% acreditam que os processos manuais são suficientes para suas operações de negócio, e portanto não precisam dominar as tecnologias, e 9% dizem que ainda não encontraram a ferramenta adequada.
Na era da transformação digital, não investir em tecnologia e não saber usá-las corretamente pode ser fatal para a competitividade. Isso porque, quanto mais empresas aprimorarem seus processos internos, mais difícil será para as empresas tradicionais se atualizarem e competirem de igual pra igual.
Você distribuidor de insumos já investe em automação de processos? Se sim, sabe como tirar o melhor proveito das tecnologias?
No artigo mostramos como a automação pode beneficiar a distribuição de insumos, quais são as ferramentas necessárias para automatizar os processos e como é possível superar os desafios da automação.
Boa leitura!
Mas antes, o que é automação de processos
A automação de processos é um termo da atualidade que está associado a investimento em tecnologia para automatizar operações.
Até poucos anos atrás, praticamente tudo era realizado manualmente, o que exigia muito tempo e esforço por parte de líderes e funcionários.
A partir da automação, os profissionais passaram a obter mais disponibilidade para focar em áreas mais estratégicas de negócio, como tomada de decisão, networking e atendimento ao cliente, por exemplo.
Qual é o objetivo da automação de processos
O objetivo da automação de processos é assegurar um melhor alinhamento das operações de negócio, impedindo que falhas humanas prejudiquem a qualidade e continuidade das tarefas.
No modelo de trabalho manual, sempre foi comum ocorrerem erros e equívocos por parte dos trabalhadores. E esses problemas, por suas vezes, representam prejuízos e atrasos.
Nos últimos anos, tem-se visto milhares de empresas modernizarem seus processos internos a partir da inovação. Todas as marcas que ignorarem esse movimento podem, em um futuro próximo, perder desempenho e relevância.
Benefícios da automação de processos para o distribuidor de insumos
Além de garantir mais tempo e disponibilidade para focar no core business, as empresas conseguem obter uma série de outros benefícios com a automação de processos. No caso do distribuidor de insumos, essas vantagens se concentram na:
1- Padronização de atividades
Uma vez que a tecnologia é encarregada de executar as operações, a empresa consegue assegurar que todas as atividades sejam realizadas exatamente da mesma forma. Essa padronização elimina a incidência de erros e gargalos, além de reduzir o tempo de execução das tarefas.
2- Tomada de decisão inteligente
A partir da tecnologia, distribuidor de insumos consegue garantir que todas suas tarefas estão em dia e que os dados estão atualizados. Isso permite às lideranças imprimir relatórios de performance ou avaliar indicadores (KPIs) que trazem mais inteligência para a tomada de decisão.
3- Economia de custos
Com mais processos sendo automatizados, a empresa também pode reduzir seus custos operacionais, como é o caso da mão de obra. Isso ocorre porque não precisa mais manter um quadro grande de funcionários para desempenhar tarefas repetitivas e que entregam pouco valor; pode priorizar talentos que sabem mexer com tecnologia e têm um olhar mais estratégico.
4- Maior capacitação e especialização da equipe
Além de garantir mais tempo e disponibilidade para o core business, padronizar processos, melhorar a tomada de decisão e reduzir custos, o distribuidor de insumos também consegue aumentar a capacitação e qualificação da equipe. Afinal, os colaboradores passam a trabalhar lado a lado com a tecnologia e precisam receber treinamentos para tirar o máximo dessas soluções.
5- Melhora da competitividade
Uma vez que muitas tarefas são automatizadas, os colaboradores se tornam mais capacitados e os líderes conseguem tomar decisões baseadas em dados, a empresa consegue melhorar sua competitividade, direcionando seu foco e os investimento em estratégias que realmente valem a pena e geram retorno.
Não só isso, melhorando a qualidade dos produtos e serviços, e entregando um atendimento mais ágil ao cliente rural.
Quais processos podem ser automatizados
No caso de um distribuidor de insumos, a automação pode ser aplicada em praticamente todos os departamentos. O setor financeiro, por exemplo, pode usar a tecnologia para automatizar o faturamento e a emissão de nota fiscal, bem como o envio desse documento após a emissão.
Já no setor de marketing, a empresa pode automatizar o envio de mensagens e e-mails para nutrir seus leads, ou compartilhar informações importantes sobre um determinado evento ou valores promocionais de produtos e serviços.
No departamento de RH, o distribuidor também pode fazer o uso de tecnologias para automatizar o cálculo de remuneração dos funcionários, levando em consideração o seu desempenho coletivo ou individual.
Quanto ao estoque, a empresa pode automatizar a gestão e o monitoramento dos produtos para assegurar uma quantidade mínima de itens disponíveis no armazém. Além disso, pode usar ferramentas tecnológicas para criar rotas mais eficientes para os motoristas fazerem as entregas.
O rastreamento dos envios também pode ser automatizado, permitindo aos gestores uma visão em tempo real da localização dos produtos, bem como a confirmação da entrega.
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Desafios da automação de processos
A automação de processos é uma etapa importante para distribuidor de insumos alavancar seu potencial. No entanto, é importante reconhecer que a sua aplicação nem sempre é simples devido aos desafios abaixo:
Resistência interna
A resistência à mudança entre os funcionários pode ser um obstáculo que barra a automação de processos no distribuidor de insumos. Pessoas que geralmente estão acostumadas a realizar operações manuais podem ou temer a perda de seus empregos, ou pensar que a automação é complexa demais para aprender.
Para superar essa barreira, é necessário que a empresa invista em treinamento e mantenha uma comunicação aberta com todos os colaboradores para incentivar o uso de tecnologia e eliminar os medos.
Escolha das melhores tecnologias
Outro desafio comum envolve a seleção das tecnologias adequadas. Para obter todas as vantagens da automação, é necessário que as ferramentas atendam às reais necessidades da empresa, o que vai requer muita pesquisa e uma avaliação criteriosa sobre o custo-benefício.
Implementar a tecnologia errada pode levar a gastos desnecessários e frustrações dos usuários. Não só isso, colocar em risco a segurança da empresa, já que a automação envolve a manipulação de dados críticos.
Complexidade na integração
A automação pode criar certa complexidade, especialmente se requerer a integração de diferentes sistemas e aplicativos. É importante construir um plano identificando tudo que será integrado, quando será realizado esse procedimento e porque será feita a integração, para evitar qualquer tipo de gargalo e interrupção do processo.
Nesse ponto, o ideal é que o distribuidor de insumos conte com o suporte dos profissionais especializados na solução. Por exemplo, se o investimento será feito em um sistema de gestão ERP, o time técnico precisará orientar o gestor da empresa durante todo o processo de implementação da nova tecnologia.
Como o distribuidor de insumos pode automatizar processos
A automação de processos no distribuidor de insumos pode ser alcançada através de várias práticas e tecnologias. Abaixo, selecionamos as principais para você aplicar na sua empresa:
- Utilização de código de barras e RFIS (Identificação por Radiofrequência): Essas tecnologias servem para rastrear e gerenciar produtos e ativos. Os códigos de barras poderão ser usados na sua empresa para identificar produtos armazenados, enquanto que RFID, para identificar, localizar e rastrear objetos a partir de sinais de radiofrequência;
- Integração de GPS na frota: O GPS é uma tecnologia que permite a localização geoespacial de veículos, mercadorias e ativos. Para o distribuidor, o GPS será interessante para otimizar a rota das entregas, monitorar a localização dos veículos e garantir a entrega pontual de insumos ao cliente rural;
- Adoção de Inteligência Artificial (IA) ou Machine Learning: Machine Learning (ML) ou Aprendizado de Máquina é uma área da IA que automatiza a análise de dados e previsões. A partir de algoritmos de ML, o distribuidor poderá analisar grandes conjuntos de dados e obter insights valiosos sobre demandas, clientes e operações internas;
- Aplicação de Chatbots: Os chatbots são programas de computador projetados para interagir com os clientes de forma automatizada. Após programados, podem ser usados pelo distribuidor para oferecer suporte, responder perguntas e auxiliar em tarefas básicas de atendimento ao cliente;
- Assinatura digital: A assinatura digital é uma tecnologia que utiliza a criptografia para validar a autenticidade e integridade de uma mensagem, software ou documento eletrônico, por meio de um certificado digital. O distribuidor pode usar dela para obter maior rapidez nas transações, reduzir falhas e fraudes e aumentar a segurança dos dados;
- Instalação de um sistema de gestão ERP: O sistema de gestão ERP é um software que integra pessoas, processos e departamentos em um único ambiente. A tecnologia pode contribuir para o distribuidor de insumos obter uma visão holística sobre o negócio, melhorar o controle de estoque, potencializar a gestão de pedidos e otimizar os fluxos de trabalho.
Embora o investimento em tecnologia seja importante para a automação de processos, é necessário que o distribuidor de insumos saiba como tirar o máximo proveito dessas soluções.
Uma vez que souber conduzir as ferramentas e qual é a melhor forma de aplicá-las, os resultados podem sim ser impressionantes e o distribuidor se destacar no seu nicho.
Otimizar tarefas, entregar mais valor ao cliente, direcionar investimentos de forma estratégica e reduzir custos são apenas alguns benefícios, mas é possível ampliar essa lista se a empresa estiver disposta a aprender e a usar as tecnologias ao seu favor.
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