O coração de uma agropecuária é o estoque! Se ele não for bem cuidado, você pode ter problemas para pagar seus fornecedores, atender bem os clientes e aumentar o lucro. Por isso, é preciso se atentar aos principais erros cometidos no controle de estoque da loja agropecuária.
Primeiramente, porque a reposição de produtos impacta diretamente nos custos básicos do negócio. Ou seja, o controle de estoque é um ponto estratégico para a gestão do seu capital de giro.
Se não houver um inventário adequado sobre todos os produtos armazenados, por exemplo, pode-se estar investindo em itens de forma desproporcional à demanda de saída.
Sendo assim, a principal consequência da falta de controle de estoque é: prejuízos financeiros.
Tendo isso em mente, separamos os 8 erros que você precisa evitar ao fazer o controle de estoque da loja sua loja agropecuária. Confira!
8 erros que você pode estar cometendo no seu estoque
Hoje, ainda existem diversas formas de controle de estoque. Porém, seja ele no papel ou em planilhas no computador, é preciso estar atento a pontos que podem colocar em risco a lucratividade da sua loja ao final de cada mês.
Isso acontece quando não há regras claras sobre os procedimentos de entrada e saída de mercadorias.
Sem dúvidas, o primeiro passo para uma gestão de estoque é ter um lugar adequado para armazenar os produtos, que servirá como um depósito ou almoxarifado. É importante que ele seja coberto, seguro e fechado.
Escolhido e preparado um local específico para isso, é preciso listar tudo o que será armazenado, relacionando os valores de cada item, a quantidade e as datas de validade.
Porém, existem erros que podem ser cometidos antes e depois desse processo que precisam de sua atenção. São eles:
1.Não ter controle sobre a entrada e a saída de produtos
Não fazer o acompanhamento do que entra e do que sai do estoque é um dos erros mais comuns entre os lojistas.
Isso porque, sem esse controle, você corre o risco de ter muitas mercadorias paradas no estoque ou, por outro lado, não ter produtos para atender os produtores e pecuaristas.
É essencial registrar todos os itens que entram e que saem da sua loja, bem como, todas as demais especificações e movimentações desse produto.
2. Ter produtos em falta ou em excesso
Esse erro tem ligação direta com o item acima. Afinal, se você não sabe qual é a quantidade dos produtos que tem à disposição, é muito fácil acabar comprando a mais ou a menos do que realmente é necessário.
Por isso, é fundamental fazer a integração entre o estoque e a área de compras, de forma que o profissional responsável por fazer pedidos pode acompanhar as quantidades de produtos armazenados e, com isso, comprar aqueles que são necessários.
Além disso, é preciso considerar uma análise periódica do seu estoque. É muito comum que aproximadamente 20% dos seus produtos representem 80% das suas vendas, a chamada regra 80/20, ou princípio de Pareto.
3. Não gerenciar o estoque com métricas e análises
O controle de estoque não serve somente para a contagem de produtos. Ele pode fornecer dados e métricas valiosas para o seu negócio, assim como outros setores da loja. Como:
- Quais são os produtos com mais saída, que valem à pena investir;
- Quais produtos estão parados, sendo necessária alguma ação de queima de estoque;
- Qual o índice de perda de produtos, o que pode demandar uma análise de gestão de estoque e treinamentos de manuseio e armazenagem de produtos;
- Quais são as épocas do ano que mais têm giro de produtos, considerando a região que sua agropecuária atende e seus principais clientes;
- Qual o tempo de venda de um produto, desde sua entrada em estoque até sua saída.
Com esses dados, é possível guiar ações de promoções em cada época do ano, além de uma melhor previsão de vendas.
Lembre-se: contar com relatórios é indispensável para uma análise periódica da sua loja.
4. Dados descentralizados
Quando não há dados centralizados no controle de estoque da sua loja agropecuária, é comum que as informações fiquem desencontradas e faltam insumos para direcionar os próximos passos do negócio.
Isso frequentemente acontece quando o sistema de controle não é digital, e são geradas diferentes versões de planilhas de inventário, sem que se saiba qual é a mais atualizada ou verídica. Outro risco enorme são os erros de input nas informações ocasionados do pelo controle manual.
O resultado pode ser ter que começar do zero o controle de estoque, recontando todos os produtos e gerando retrabalho.
Para evitar que isso aconteça, procure ter um registro único, que centralize todos os produtos da sua loja, onde você possa acessar quando quiser, mantendo as informações atualizadas sempre que necessário.
5. Não ter atenção ao vencimento das mercadorias
Não acompanhar as datas de validade dos produtos é um erro que pode gerar prejuízo financeiro e compromete a reputação da sua loja.
Primeiramente, o vencimento de produtos no estoque torna quase sempre impossível trocá-los com o fornecedor. Depois porque, se um cliente se deparar com um item vencido, a relação de confiança entre ele e a sua loja pode, até mesmo, acabar ali.
Por isso, é importante organizar o estoque de uma forma que as mercadorias que entram primeiro e que, normalmente, têm data de validade mais próxima, também sejam as primeiras a saírem da loja.
E, caso um produto esteja próximo do vencimento, tente trocá-lo com o fornecedor ou faça promoções para que ele seja vendido com mais rapidez, deixando sempre em evidência que a data de vencimento está próxima.
6. Não manter uma boa relação com os fornecedores
Como estamos falando em fornecedores, não podemos deixar de citá-los como papel importante para o controle de estoque da sua loja agropecuária.
Com um bom relacionamento, você tem mais facilidade para negociar preços, prazos e condições de entrega e pagamento com os representantes.
O atendimento aos seus clientes depende diretamente do planejamento de aquisição e armazenamento de produtos, e o seu fornecedor pode ajudar com isso.
Por exemplo, se você quer aproveitar uma promoção, mas não tem como armazenar todos os itens de uma só vez, pode negociar a entrega em duas partes com o fornecedor.
No Blog Siagri, você encontra mais dicas para gerir com eficiência a relação com os seus fornecedores, com todos os benefícios que isso pode oferecer. Não deixe de conferir!
7. Não se antecipar à demanda ou considerar o ciclo produtivo da loja
Antecipar a possível falta do produto é importante para que os clientes não sofram com atrasos na entrega, ou pior, com o cancelamento de sua compra por indisponibilidade do produto.
Por isso, a gestão do estoque precisa gerar as reposições com uma frequência suficiente. Focando nos produtos de maior saída, evita-se que a empresa perca vendas por falta de estoque.
É essencial considerar a sazonalidade da sua região, como a que antecipa a safra de produtos agrícolas ou campanhas de vacinação de rebanhos.
Por isso, considerar o ciclo produtivo é fundamental para fazer compras estratégicas e aproveitar a sazonalidade das vendas. Se você não leva em conta essas características, pode acabar enchendo o estoque com coisas pouco procuradas.
Informações básicas, como a identificação do período de entressafra, são essenciais. Nessa época, já é esperado que a compra de sementes, adubos, inseticidas e outros materiais ligados ao plantio diminua. Sabendo disso, você pode se preparar para não adquirir esses produtos para o estoque.
Conhecer a cultura da região onde você monta sua loja também é importante, garantindo um bom atendimento e conhecendo seus hábitos de consumo para se adaptar a eles.
Prevendo cenários e demandas futuras, você evitará que os clientes não encontrem os produtos que eles desejam adquirir naquele determinado momento e acabem procurando por outra loja.
8. Realizar o controle de estoque manual
Usar planilhas ou qualquer tipo de controle manual para a gestão do estoque é o erro mais grave que os lojistas cometem. Isso porque os vendedores, o responsável pela compra, a equipe de marketing e até o pessoal do administrativo da loja deveriam ter esses dados para realizar bem os seus trabalhos.
Por exemplo, os vendedores poderiam informar imediatamente o cliente que um item não está disponível em estoque, sem precisar consultar o estoque físico, ou então, a equipe responsável pelas promoções poderia criar ações para eliminar produtos encalhados ou com pouca saída, e assim por diante!
Entretanto, isso só é possível se você usar um software que automatize o controle de estoque da loja e que deixe os dados acessíveis para todas as áreas, com módulos integrados de vendas, estoque, contabilidade e outros.
Com ele, sempre que uma venda for concretizada ou um novo pedido for recebido, seu inventário de estoque será atualizado automaticamente.
Disponibilizar essa informação a todos os responsáveis é essencial para que as reposições, entregas e vendas estejam alinhadas com a realidade do estoque.
Então, como evitar os erros cometidos no controle de estoque?
Agora que listamos os erros mais cometidos no controle de estoque, é preciso saber como evitá-los.
Nesse sentido, a tecnologia é a melhor aliada, pois, com ela, a maioria dos erros por processos manuais são evitados.
Porém, indo além, você, como gestor, também pode:
- Capacitar seus funcionários a fazerem um bom controle de estoque;
- Definir um líder para o estoque e seus processos serem sempre monitorados;
- Estabelecer diretrizes claras sobre o registro de saída de produtos;
- Incentivar a prática de atualização imediata de estoque;
- Integrar o controle de estoque às demais áreas da empresa.
A gestão do setor de estoque é apenas uma parte da saúde financeira da empresa. Se você está em busca de otimizar o controle de estoque para gerar crescimento operacional, não deixe de olhar para todos os processos da sua loja.
Como você viu, todas as dicas podem diminuir muito o risco de prejuízo e aumentar a circulação de dinheiro na sua loja realizando uma gestão de estoque eficiente na sua loja agropecuária!