5 passos para evitar fraudes no Armazém de grãos

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Evitar fraudes no Armazém deve ser um ponto chave de atenção para o gestor, afinal, somente em 2020, foram registradas 14.159 ocorrências de roubos de cargas. Em 2021, esse número caiu 23%, porém o prejuízo ultrapassou R$ 1,2 bilhão.

Sendo assim, o monitoramento eficiente da frota é um dos grandes pilares para a mudança deste cenário. Afinal, o que contribuiu para a diminuição no número de casos foi, justamente, o investimento alto das empresas em tecnologias e medidas de segurança em suas operações.

Por que e como acontecem as fraudes no Armazém de grãos?

Qualquer negócio está suscetível à fraude.

Assim, o melhor caminho é analisar quais são os riscos, e a melhor maneira de gerenciá-los de forma efetiva, buscando a redução, ou até mesmo eliminação, dos impactos em seu Armazém.

Dependendo das vulnerabilidades existentes, as fraudes podem ocorrer em pontos isolados ou correlacionados, sendo que algumas áreas possuem maior incidência desses casos:

  • Almoxarifado
  • Classificação
  • Balança/Pesagem
  • Descarga
  • Expedição

Por isso reunimos alguns exemplos de fraudes no Armazém de grãos que podem estar acontecendo, inclusive, no seu:

  1. Durante a coleta dos grãos (calagem) no processo de classificação;
  2. Durante a análise dos grãos no processo de classificação;
  3. No registro de cargas fantasmas mediante o uso de romaneios/tickets manuais;
  4. Digitação de peso direto no módulo de pesagem da balança;
  5. Uso de “caminhão fantasma” (entra e sai despercebido, evitando passar pela balança);
  6. Alterações por parte dos motoristas, como realizar alavanca, aliviando o aumento de peso ou deixando os pneus fora dos limites da balança.

Sendo assim, para prevenir e evitar os roubos, os Armazéns devem melhorar os processos de gerenciamento de risco, tanto no que diz respeito à tecnologia, como na gestão de pessoal.

5 passos para evitar fraudes no Armazém e diminuir perdas

Primeiramente, precisamos ter em mente que a prevenção de perdas eficaz é aquela realizada periodicamente e programada, de forma sistêmica, e não de forma situacional.

Ou seja, ela deve fazer parte da política de gestão do Armazém!

E com o objetivo de diminuir a incidência de fraudes e incluir a adoção de práticas de monitoramento e controle do armazenamento, separamos algumas dicas que podem te auxiliar:

1.Identifique os setores com maior exposição e mapeie seus processos

Para começar o processo de evitar fraudes, mapeie as áreas de maior vulnerabilidade dentro do Armazém e, dentre elas, quais podem causar os maiores prejuízos.

Para isso, você pode contar com duas ações efetivas:

  • Manter seus processos definidos e claros, como as políticas, normas e procedimentos;
  • Investir em treinamentos, contando com pessoas capacitadas para realizar as atividades.

Sendo assim, ao mapear os processos, realize um passo a passo de como as atividades são desempenhadas atualmente. Se problemas forem encontrados, faça treinamentos com a equipe. Alinhe as boas práticas com todos.

Além disso, não deixe de criar verificações de segurança para mitigar possíveis riscos no futuro.

2.Tenha um processo logístico estruturado

A adoção de processos logísticos bem estruturados é indispensável, uma vez que essa prática impacta diretamente nos riscos de fraudes em armazéns.

Deste modo, é muito importante que as rotinas passem por uma análise de conformidade.

Caso os problemas sejam encontrados, é sugerido que sejam feitos novos treinamentos com a equipe, alinhando as boas práticas com todos os colaboradores.

Além disso, também é possível investir na criação de uma verificação de segurança, realizando auditorias periódicas a fim de identificar novas vulnerabilidades.

3.Documente todos os processos

A prática de documentar todos os processos ajuda a evitar fraudes em armazéns, além de contribuir muito para impedir erros e melhorar a qualidade do trabalho.

Por exemplo, se um novo colaborador entra na equipe, ele deve ser treinado com base nos processos previamente documentados, isso além de evitar erros, acelera o processo de aprendizado e integração.

4.Implemente uma Política de Prevenção de Perdas

A prevenção de perdas é um conjunto de processos e estratégias com o objetivo de prevenir, combater e reduzir as perdas do Armazém.

O primeiro passo é a conscientização de toda a equipe da empresa sobre a importância das perdas no resultado da empresa. É uma mudança cultural, e normalmente, mais difícil de se fazer do que se imagina. É algo que você precisará constantemente reforçar.

Por isso, recomendamos que se crie uma Política de Prevenção de Perdas no Armazém e que ela seja repassada com todos os seus colaboradores. Nela, alguns tópicos podem ser incluídos, como:

  • Por que evitar perdas no Armazém?
  • Como identificar e evitar perdas?
  • O que cada colaborador pode fazer para contribuir?

5.Conte com um sistema de monitoramento e automatize as atividades

Investir na automação dos sistemas operacionais é um método simples para que as atividades rotineiras sejam realizadas automaticamente, fazendo com que as chances de erros e falhas intencionais (ou acidentais) acontecerem sejam menores, pois não haverá a necessidade de interações humanas.

No Armazém, essa automação pode ajudar no controle de diversos processos, como:

  • Classificação integrada de grãos;
  • Pesagem automática, somente após estabilização da balança e com envio de dados simultaneamente;
  • Cadastro dos veículos e dos motoristas que fazem processo de recepção e expedição, utilizando o mesmo veículo sobre a balança para alimentar tickets diferentes;
  • Captura de imagem na entrada e saída do veículo com dia e hora impresso no romaneio;
  • E muito mais!

E por onde ter todo esse controle automatizado?

Seu Armazém pode contar com um sistema completo de gestão que possui todas as funcionalidades citadas acima, permitindo que você evite fraude e erros, sem que seja necessário aguardar até o final de cada safra, quando ocorre o esvaziamento dos silos e a informação de saldo no sistema não condiz com a realidade.

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Evitar fraudes no Armazém deve ser uma prioridade para todos os colaboradores da empresa, afinal, ela reflete em todas as áreas do seu negócio. Por isso, ter um fornecedor tecnológico confiável, que ofereça transparência e agilidade é sua melhor opção. Conte com o Grupo Siagri, clique aqui e conheça nossas soluções para Armazém de Grãos.

Publicado por:
Coordenador de Consultoria em Gestão com mais de 10 anos de experiência no agronegócio. Especialista em Liderança e Gestão Empresarial e Processos Gerenciais e Administração de Empresas.