Como fazer a gestão de custos na loja agropecuária?

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O lojista agropecuário vive pressionado pelos custos de seu negócio. Carga tributária, salários, encargos sociais, reposição do estoque e despesas variadas somam grandes custos. E nesse cenário, o lojista agropecuário precisa intensificar seu controle de caixa e ter uma gestão mais organizada.

Um dos principais objetivos da gestão de custos é dar mais segurança na hora de definir a sua margem de lucro em cada item. Isso acontece, especialmente, porque a formação do preço de venda do produto ou do serviço está ligada à apuração das despesas.

Além disso, também são considerados benefícios dessa gestão:

  • Fornece informações sobre o rendimento e o desempenho dos mais diversos produtos;
  • Auxilia no controle, planejamento e desenvolvimento das operações;
  • Fornece informações que possam subsidiar a tomada de decisões.

Dessa maneira, diminuir riscos, melhorar a precificação de produtos, reduzir desperdícios, aumentar o lucro e, consequentemente, oferecer maior qualidade para o cliente são alguns ganhos com a organização dos seus custos.

Mas como aplicar este controle em uma agropecuária e ter tudo isso em mãos?

Primeiramente, é preciso detalhar seus custos e organizá-los.

Separe despesas fixas e variáveis na sua loja

Antes mesmo de pensar em práticas para organizar os custos da sua agropecuária, é preciso considerar a etapa de detalhamento dos custos de todo o negócio. Esse processo pode iniciar a partir da determinação das despesas fixas e variáveis.

As despesas fixas se referem àqueles gastos que não têm relação direta com o curso dos produtos. Por exemplo, mesmo que você consiga vender uma ou cem unidades, os gastos fixos não sofrem alterações.

Outra maneira de identificar as despesas fixas é que elas não sofrem oscilação de um mês para o outro, por exemplo:

  • Aluguel do estabelecimento;
  • Contas de água e energia elétrica;
  • Materiais diversos;
  • Encargos trabalhistas.

Já as despesas variáveis sofrem impacto de acordo com a demanda durante a produção ou a disponibilização dos serviços. São exemplos das despesas variáveis as horas extras de funcionários, manutenções emergenciais e impostos.

Sabendo disso, é preciso que todas essas despesas sejam registradas para que seja possível identificar gastos desnecessários e outros que mereçam uma atenção especial.

O que podemos considerar uma boa gestão de custos?

Após o levantamento dos custos fixos e variáveis, é recomendado que se faça um registro de todos os gastos.

Para isso, é preciso entender os 3 pilares da gestão de custos antes de colocar em prática:

Controle: nada pode ficar de fora, por isso acompanhe em detalhes os custos fixos, as variáveis, as perdas do estoque, etc;

Equilíbrio: é preciso encontrar a melhor relação custo-benefício, isto é, seus gastos com compras de produtos não podem ser muito altos, mas de nada adianta insumos baratos se eles não tiverem qualidade. Seu objetivo deve ser buscar os itens mais econômicos, mas sem perder seus atributos;

Coleta de dados rigorosa: imprecisões ou erros na hora de captar os dados vão distorcer os resultados finais. Por isso, um sistema ERP é recomendável para garantir máxima precisão.

Dicas de gestão de custos para aplicar em sua agropecuária

Adotando atitudes diárias e sistematizadas, é possível ter excelência na execução de uma política de gestão de custos.

Calcule o custo e o preço de venda dos produtos

Saber, exatamente, qual o preço de venda dos seus produtos, considerando que a loja agropecuária conta com um grande mix, é a primeira boa prática de gestão de custos.

Esse valor precisa te dar retorno, então deve cobrir o custo com a compra do insumo, as despesas com a comercialização/venda e a porcentagem de lucro que você deseja.

Levando isso em consideração, o custo da mercadoria vendida (CMV) trata exatamente do custo que você tem para comprar e armazenar os produtos que serão oferecidos na sua loja.

Realizando o cálculo do CMV

A fórmula para calcular o CMV é a soma das despesas para adquirir ou produzir e armazenar certa mercadoria, menos os créditos de impostos (ICMS na compra) e mais os impostos referentes a sua venda e outros (ICMS na venda, PIS, CONFINS).

Por isso, o estoque é tão importante para o cálculo do CMV, já que o custo de armazenar a mercadoria está incorporado em sua fórmula.

Além de controlar o estoque, considere algumas outras dicas para manter um custo correto dos seus produtos:

  • Registre todos os produtos que entram e saem, anotando código, descrição, data de chegada, data de saída e o valor pago por ele;
  • Estabeleça prazos para compra de mercadorias de acordo com a saída média do estoque;
  • Integre as operações de venda e estoque, facilita na hora de coletar os dados e fazer os pedidos dos produtos.

Realize auditoria de despesas em todos os setores

A auditoria é um procedimento bastante eficiente no funcionamento e aperfeiçoamento da gestão de custos da empresa. Ela apresenta critérios robustos para identificar se há um descontrole nas finanças.

Por conta disso, a auditoria geralmente é executada por profissionais de vasto conhecimento técnico e que não tenham uma relação direta.

Na gestão de custos, essa auditoria deve ser realizada em todos os setores da empresa, não apenas no de vendas.

Sabendo de todas as despesas, considerando as fixas e variáveis, passamos para o segundo passo: realizar o monitoramento frequente de todos esses gastos, de onde vem e para onde vão!

Faça o monitoramento dos gastos com frequência

Uma loja que não costuma monitorar os gastos com frequência acaba tendo descontrole em relação aos seus custos. Além disso, ela pode estar fugindo das responsabilidades legais e trabalhistas ao não manter as contas em dia.

As pequenas despesas operacionais podem representar um valor significativo no final do mês. E quando esses e outros gastos são registrados, o lojista entende melhor sobre as finanças da empresa, cortando gastos não essenciais.

O monitoramento pode ser realizado diariamente, por semana, quinzena ou mês, de acordo com a necessidade da sua loja. O ideal é que não sejam períodos muito longos, para não correr maior risco de descontrole.

Com tudo organizado, é possível acompanhar as finanças por categoria e entender, por exemplo, como está o fluxo de caixa da sua loja agropecuária.

Realize o controle de estoque

O controle dos estoques elimina desperdício e reduz despesas com armazenagem. Além disso, otimiza a aplicação do capital de giro.

Por meio desse procedimento, é possível manter o estoque equilibrado e adequar a demanda dos clientes. Assim fica mais fácil de trabalhar em função do consumo e evitar o excesso de produtos ou a falta desses.

Para realizar essa gestão, considere alguns pontos importantes:

  • Tenha controle da entrada e saída de todos os produtos;
  • Considere o ciclo produtivo e a sazonalidade;
  • Analise a demanda de cada produto;
  • Tenha muita atenção à data de validade;
  • Armazene de forma adequada;

Falamos sobre cada um deles em um artigo completo no Blog Siagri sobre gestão de estoque na loja agropecuária, não deixe de conferir!

Antecipe situações e busque soluções

Na loja agropecuária, quando falamos em gestão de custos, é preciso considerar situações atípicas e buscar soluções mais rápidas.

Por exemplo, quando falamos em fluxo de caixa, é necessário buscar recursos que antecipem uma possível ruptura e programe o seu financeiro para este momento.

Por exemplo, se a partir de análises, você percebe que janeiro não é um bom mês para vendas e pode ser que a sua loja agropecuária passe no vermelho, é possível antecipar esse cenário e buscar recursos que impeçam essa ruptura.

Neste caso, uma sugestão seria uma campanha de vendas casadas com vencimento para o mês que isso acontecerá.

Uma alternativa é reservar recursos para tais circunstâncias dentro do capital de giro, antecipando o problema antes que ele aconteça.

Negocie com seus fornecedores

O primeiro movimento do lojista consiste em buscar o menor preço junto a seus fornecedores. No entanto, pagar menos não basta.

É preciso negociar facilidades de pagamentos, prazos maiores, descontos ou outros tipos de vantagem.

Por exemplo, uma loja que tem um bom relacionamento com seus fornecedores consegue obter descontos dos insumos. Outra vantagem é a possibilidade de negociar a troca de produtos que estão obsoletos ou até mesmo obter um reabastecimento personalizado.

Lembre-se: os fornecedores devem ser vistos como verdadeiros parceiros para o crescimento da sua empresa.

Em nosso blog, também temos dicas de como fazer a gestão de fornecedores na sua loja agropecuária, a importância dessa gestão e o que considerar para um melhor relacionamento. Não deixe de acessar!

Bônus: faça automação da gestão de custos

Realizar o controle de todos os custos diariamente, de maneira manual, podem ser uma perda de tempo inimaginável, além de aumentar as chances de erros.

E de todas as práticas que citamos no conteúdo, contar com um software que promova essa gestão de custos é de extrema importância!

Você consegue ver, por exemplo, quanto gastou na última compra de produtos veterinários, qual era o valor de determinado fertilizante, de que fornecedor comprou os últimos sacos de ração e assim por diante.

A divisão por categorias é mais precisa e você tem menos trabalho ao lidar com seus registros. Logo, pode gastar menos tempo nas anotações e mais na análise dos dados e ações que o seu negócio realizará.

Com um sistema especializado em varejistas agropecuários, você realiza a automação da gestão de custos e visualiza facilmente outras informações importantes para sua loja, como a parte de vendas, compras e estoque.

Investindo na gestão de custos para sua agropecuária, a loja tende a gastar menos e lucrar mais! Não importa o valor, vale registrar tudo o que entra e sai da empresa. Assim, fica mais fácil atingir o crescimento almejado. Para isso, conte com as tecnologias certas para apoiar o seu negócio.

Publicado por:
Coordenador de Consultoria em Gestão com mais de 10 anos de experiência no agronegócio. Especialista em Liderança e Gestão Empresarial e Processos Gerenciais e Administração de Empresas.