Nos últimos anos, a automação de processos tem crescido muito entre as empresas brasileiras, tornando o Brasil o líder mundial nesse tipo de tecnologia, de acordo com o OTRS Group.
No caso das cooperativas, essa ferramenta pode ser especialmente vantajosa, uma vez que ela otimiza a execução de tarefas e traz maior eficiência para as atividades.
Neste artigo, vamos explorar o conceito de automação de processos, principais tipos e benefícios da automação para o sucesso da sua cooperativa!
O que é a automação de processos?
A automação de processos consiste em utilizar tecnologias e softwares para automatizar a execução de tarefas rotineiras e repetitivas. Dessa forma, é possível otimizar as atividades, reduzindo falhas, diminuindo retrabalhos e agilizando o dia a dia no ambiente organizacional.
Essa tecnologia visa trocar os processos manuais e repetitivos por fluxos automatizados. Ou seja, uma tarefa que demandaria interferência humana, por exemplo, é feita pelo próprio software, o que permite que os colaboradores se dediquem a atividades mais estratégicas.
A automação pode ser utilizada em empresas de variados nichos e em diferentes setores, como departamento fiscal, RH, marketing, compras, estoque e muitos outros.
É importante destacar que o objetivo da automação de processos não é substituir o colaborador por uma máquina, mas fornecer uma ferramenta para tornar o seu trabalho mais produtivo.
Os tipos de automação de processos em cooperativas
Nem todos sabem, mas existem diversos tipos de automação de processos, cada um com seu propósito específico. Os principais são:
- Scripts: conjuntos de instruções pré-escritas que podem ser executados para automatizar tarefas específicas. Funcionam como um roteiro que guia a execução de uma determinada rotina de atividades;
- RPA (Robotic Process Automation): trata-se da utilização de softwares robóticos para automatizar a execução de tarefas repetitivas e rotineiras, com o objetivo de reduzir o tempo gasto e a ocorrência de falhas;
- URA (Unidade de Resposta Audível): similar a um chatbot, a URA responde a perguntas por meio de áudio. É mais comum em call centers de serviços de telecomunicação, sendo utilizado para agilizar o atendimento aos clientes;
- Chatbots: chatbots são programas de computador que interagem de maneira semelhante à humana via chat em tempo real. Funciona como se fosse um atendente virtual da marca;
- Hiperautomação: envolve a combinação de vários tipos de ferramentas para automatizar processos complexos. Ela é baseada na premissa de que, embora essas soluções isoladamente não substituam as capacidades humanas, sua integração as torna bem mais abrangentes;
- ERP (Enterprise Resource Planning): são sistemas de gestão integrados que permitem a automação e o gerenciamento de processos de negócios. Eles permitem definir, executar, analisar, avaliar, mensurar, otimizar e monitorar os processos em diversos setores da cooperativa.
Benefícios da automação de processos para cooperativas
No que diz respeito às cooperativas, a automação de processos pode trazer uma série de vantagens, desde redução de erros humanos até maior eficiência geral.
Veja abaixo os principais benefícios obtidos ao implementar essa tecnologia:
1- Maior produtividade
A automação de processos pode reduzir bastante o tempo gasto em tarefas burocráticas e repetitivas, permitindo que os colaboradores estejam livres para serem mais produtivos.
Processos como gestão de documentos, elaboração de relatórios financeiros e emissão de notas fiscais podem ser automatizados por meio de softwares especializados. O resultado disso é uma maior eficiência operacional na empresa como um todo.
2- Redução de custos
Além de economizar tempo, a automação de processos também contribui para a redução de custos nas cooperativas. Isso ocorre, pois ao substituir tarefas manuais por fluxos automatizados, é possível diminuir drasticamente os erros humanos, desperdícios e retrabalhos.
No mais, a automação possibilita uma melhor gestão de recursos, como estoques e fornecedores. Sendo assim, é possível garantir um controle mais eficiente dos recursos financeiros da cooperativa. A redução nos custos é uma consequência.
3- Padronização nas operações
É comum que cada colaborador tenha uma forma de executar suas tarefas, mas isso pode acabar prejudicando o negócio, fazendo com que não haja consistência nos resultados. Ao automatizar os fluxos de trabalho, existe a garantia de que eles serão executados conforme o desejo dos gestores.
A padronização que é fornecida pelo software de gestão vai permitir que a cooperativa tenha um alto ganho em qualidade e eficiência. Dessa forma, os funcionários podem direcionar seus esforços para atividades que realmente agregam valor, geralmente ligados à criatividade e tomada de decisão estratégica.
4- Melhoria na gestão de informações
A automação de processos também contribui para um gerenciamento mais eficiente de informações, um fator crucial para uma gestão eficiente. A utilização de softwares especializados possibilita à cooperativa centralizar e organizar todos os dados relevantes para o funcionamento da organização.
Além disso, esse tipo de sistema geralmente inclui a oferta de integração com outros sistemas, simplificando a interpretação de relatórios e indicadores de desempenho. Isso democratiza o acesso às informações, agiliza a tomada de decisões e permite uma análise mais assertiva dos resultados.
5- Maior eficiência na gestão de projetos
A automação de processos também pode trazer benefícios significativos para a gestão de projetos nas cooperativas. Afinal de contas, a utilização de softwares integrados permite acompanhar o status de cada projeto de perto, definir prazos e responsabilidades e monitorar o progresso das atividades.
Dessa maneira, é mais simples identificar intercorrências e agir rapidamente para corrigi-las antes que os danos sejam maiores. Além disso, a automação possibilita a integração entre equipes de diferentes setores, o que simplifica a comunicação e a colaboração entre os envolvidos.
A automação de processos pode trazer alguma desvantagem?
Quanto às desvantagens da automação de processos, deve-se considerar que obstáculos surgem quando os colaboradores não compreendem plenamente a nova estrutura de trabalho. É possível que algumas pessoas pensem que a tecnologia vai substituí-los, em vez de aprimorar e simplificar as tarefas.
Para lidar com esse tipo de mal-entendido e evitar a resistência, os líderes precisam adotar uma comunicação transparente sobre a implementação das novas ferramentas.
Além disso, a falta de compreensão sobre ferramentas de automação para atendimento, como chatbots, pode prejudicar a experiência de membros e clientes, fazendo com que eles acreditem (erroneamente) que não receberão um atendimento personalizado.
Portanto, é fundamental deixar claro que a tecnologia é apenas uma ferramenta complementar e que os valores da organização permanecerão intocados.
Principais áreas das cooperativas que podem se beneficiar com a automação de processos
De modo geral, a tecnologia de automação pode ser empregada em qualquer setor, independente do tamanho da organização. No caso das cooperativas, essas são as áreas mais beneficiadas:
1- Atendimento ao cliente
Tecnologias da automação de processos, como chatbot e URA, podem ajudar as cooperativas a melhorar o atendimento ao cliente. Dessa forma, as solicitações podem ser processadas de forma mais rápida e eficaz. Como resultado dessa melhoria, a satisfação e fidelização do cliente são mais prováveis.
2- Produção
Outra vantagem para as cooperativas está na possibilidade de otimizar seus processos de produção, principalmente no setor agropecuário. Além de tornar as atividades pertinentes mais simples e rápidas, a automação de processos tende a reduzir os custos operacionais com mão-de-obra e maquinário.
3- Finanças
O setor fiscal da cooperativa também pode ser impactado positivamente pela automação de processos. Ela pode ajudar a empresa a gerenciar seus processos financeiros de forma mais eficiente. Com isso, as transações passam a ser processadas de forma mais rápida e segura, levando a um uso mais inteligente dos recursos financeiros.
8 dicas para implementar a automação de processos na sua cooperativa
Agora que você já sabe o que é, como funciona e os benefícios da automação de processos, é hora de torná-la realidade. Para ajudar, aqui estão as oito etapas fundamentais para uma implementação de sucesso:
1- Avaliar a necessidade da cooperativa
Antes de mais nada, é crucial garantir que você conheça sua empresa. Sendo assim, o primeiro passo é uma avaliação detalhada das necessidades da cooperativa. Assim será possível identificar os processos que podem se beneficiar da automação e estabelecer objetivos e metas para a implementação da tecnologia.
2- Manter o foco no que importa
Essa é uma regra indiscutível, pois o foco deve estar sempre em oferecer o melhor atendimento para os membros da cooperativa, clientes, colaboradores e até mesmo parceiros de negócios. Ao automatizar os processos, deve-se buscar entender como isso vai impactar a experiência dos envolvidos.
3- Mapear todas as etapas do processo a ser automatizado
Após a identificação de processos que podem ser beneficiados pela automação, é importante mapear as atividades que compõem cada um deles, pois esse entendimento vai permitir uma tomada de decisões assertivas.
Nessa etapa, ouça os colaboradores que lidam com tais atividades diariamente. O conhecimento prático que eles possuem pode render insights valiosos para o processo de automatização.
4- Identificar falhas e pontos de melhoria
É de se esperar que, durante o mapeamento do processo, sejam encontrados erros e gargalos. Afinal, o processo está sendo esmiuçado e observado de perto. Use essa oportunidade para identificar falhas e áreas que podem ser aprimoradas, eliminando assim as ineficiências da operação.
5- Escolher as soluções adequadas
Tal qual vimos mais acima, existem vários tipos de automação. Para fazer a melhor escolha, use como base as necessidades específicas da cooperativa, que podem variar de acordo com nicho, porte, produto, entre outros.
6. Determinar um cronograma
Estabeleça um cronograma claro para a implementação da automação, pois isso vai facilitar o trabalho de acompanhar a concretização das metas estipuladas. Defina marcos e prazos realistas, dessa forma você garante que o processo avance de maneira mais organizada e alinhada com os objetivos da empresa.
7- Treinar os colaboradores
Os colaboradores são o principal ativo de uma empresa; portanto, devem ser incluídos em uma transformação desse porte. Para tanto, deve-se investir em treinamentos para que eles sejam capacitados a operar as tecnologias de forma correta. É importante ter em mente que, mesmo com tecnologia de ponta, ainda são necessários funcionários qualificados para operá-la.
8. Acompanhar os resultados e fazer ajustes
Engana-se quem acredita que o trabalho de automação termina com a implementação da ferramenta escolhida. É fundamental usar indicadores de desempenho (KPIs) para monitorar e medir os resultados alcançados. Isso vai permitir a melhoria contínua da operação, resultando em uma cooperativa cada vez mais eficiente.
Como visto, a automação de processos pode ser uma ferramenta poderosa para impulsionar o crescimento das cooperativas. Os benefícios oferecidos por esse tipo de tecnologia podem mudar completamente a realidade de uma organização, fazendo desse um investimento altamente recomendado para quem busca um diferencial significativo de mercado.
Lembre-se: ao escolher um ERP, é imprescindível levar em conta as necessidades da empresa, incluindo porte, setor de atuação e especificidades do negócio. Só assim é possível fazer uma escolha acertada.
Viu como a lista de benefícios da automação de processos é grande? Não perca tempo e leve todas essas vantagens para sua cooperativa com o Siagri Simer!
