As dificuldades operacionais no dia a dia da Distribuição podem limitar sua capacidade de análise e impedir a realização da gestão de custos de forma eficiente.
Para que o seu negócio seja competitivo e rentável, é preciso direcionar o foco de sua gestão a análise de custos, assim poderá atingir um nível de confiabilidade maior nos dados de margens, lucro e produtividade.
A ausência de precisão sobre seus custos compromete a qualidade das decisões tomadas. Por isso, relatórios periódicos proporcionarão análises temporais, avaliações e dados para tomada de decisão e planos futuros.
Mas então, como obter uma correta apropriação dos custos de cada um dos produtos existentes dentro da propriedade agrícola?
Em resumo, o que engloba a gestão de custos?
A gestão de custos identifica, coleta, mensura e classifica valores atrelados à atividade comercial ou produtiva de uma empresa, permitindo aos gestores realizar o custeio e formação de preços, planejamento de vendas, controle e tomada de decisões.
Quando não se tem uma gestão de custos bem feita, fica difícil saber se está realmente tendo lucro com a atividade agrícola, por exemplo.
Ou seja:
Assim, os custos devem ser apurados de tal maneira que possa garantir o equilíbrio financeiro das contas da empresa.
Os diferentes métodos de apuração de custos da Distribuição
O sistema de custeio utilizado pelas empresas é uma das grandes preocupações da área contábil para se chegar à apuração de fatores como o preço de venda de forma confiável e com garantia de não haver prejuízos.
O sistema de custeio utilizado pelas empresas é uma das grandes preocupações da área contábil, pois é através dele que se consegue chegar à apuração adequada do CMV (Custo de Mercadoria Vendida).
Também é através dele que se definem os preços de venda de forma confiável e garantindo a não existência de prejuízos.
Por isso, é importante conceituar que existem diferentes métodos de apuração de custos e, precisamos segmentá-los em dois:
Custo contábil
Com o levantamento dos custos contábeis, é possível determinar as transações financeiras feitas pela empresa e, com base nessas informações, construir relatórios transparentes e objetivos sobre a alocação de verbas da empresa e como elas são utilizadas.
Para que isso ocorra, alguns métodos são utilizados:
- PEPS: “Primeiro que Entra, Primeiro que Sai” (first in, first out). No método PEPS, usa-se o custo do lote mais antigo no momento da venda até que se esgotem as quantidades desse estoque, partindo para o segundo lote mais antigo e assim sucessivamente;
- UEPS: “Último a Entrar, Primeiro a Sair”. No método UEPS, usa-se o custo do lote mais recente no momento da venda até que se esgotem as quantidades desse estoque;
- Preço Médio Ponderado: este método, também chamado de custo médio ou média móvel, baseia-se na aplicação dos custos médios em lugar dos custos efetivos. O método de avaliação do estoque ao custo médio é aceito pelo Fisco e usado amplamente.
Custo gerencial
Custo gerencial é uma composição de valores que leva em consideração não somente o valor de aquisição da mercadoria, mas também custos financeiros relacionados a ela, como por exemplo, juros, descontos, taxas de correção financeira, entre outros.
Os custos gerenciais são apurados em relatórios complexos, com informações de período, taxas e critérios para cálculos futuros.
Aqui, os métodos de análises são outros:
- Reposição: o valor da última aquisição será sempre a base para análise de custo de estoque e resultado das operações de venda, neste exemplo não identificamos se a aquisição veio maior ou menor que o estoque existente;
- Financeiro: quando falamos do custo financeiro estamos apontando os abatimentos financeiros de antecipação do estoque, as cartas de crédito negociadas com o fornecedor, o custo adicionado na operação por manter esse estoque pago parado e, custos diretos sem destaque fiscal (Carga/Descarga/RPA/Outros);
- Projetado: na distribuição, é comum que suas compras sejam puxadas pelas vendas, ou seja, primeiro se vende para depois realizar a efetiva compra. Assim, nesta modalidade apesar de muito comum pode-se ganhar ou perder conforme a efetivação da compra/entrega da mercadoria.
Agora que sabemos sobre as conceituações do custo você pode estar se perguntando: “Qual é o melhor custo para se trabalhar?”.
O fato é: por que devemos nos limitar a um método, quando podemos trabalhar com todos?
Porém, sempre haverá um conceito que se conectará um pouco mais com a realidade da sua companhia, mesmo que ambos estejam coerentes com os negócios de Distribuição.
Então, como realizar a gestão de custos na Distribuição?
A gestão de custos é tão importante quanto aumentar os lucros, administrar o estoque, realizar um bom atendimento, precificar corretamente e ter um bom desempenho nas vendas.
Pode parecer simples em seu conceito, porém requer certa habilidade para ser realizada da maneira correta.
Primeiramente, classifique seus custos dividindo entre custos fixos e variáveis:
- As despesas fixas se referem àqueles gastos que não têm relação direta com o custo dos produtos. Por exemplo, mesmo que você consiga vender uma ou cem unidades, os gastos fixos não sofrem alterações;
- Já as despesas variáveis sofrem impacto de acordo com a demanda durante a produção ou a disponibilização dos serviços. São exemplos das despesas variáveis as horas extras de funcionários, manutenções emergenciais e impostos.
Com os custos classificados, é muito importante que todos eles sejam registrados, até mesmo aqueles que estão atrasados ou ainda não aconteceram.
Confira 4 passos para facilitar a gestão de custos na sua Distribuição:
1. Controle e gerencie seu estoque
Controlar os produtos sazonais é diferente do controle dos produtos de demanda permanente.
Por isso, tenha um controle do estoque da revenda com o registro de tudo que foi gasto com os produtos ali guardados. Procure relacionar todos os itens que você possui, anotando suas quantidades e valores.
Logo, isso o ajudará a saber quanto você tem de estoque disponível mesmo antes que cheguem novos produtos recém comprados.
Também é necessário organizar o estoque de forma que as reposições priorizem os produtos mais antigos e com prazos de validade mais recente.
2. Atente-se à formação de preço
Na gestão de custos, é indispensável saber sobre a rotação do seu estoque, as particularidades das negociações com os fornecedores e, consequentemente, sobre a formação de preços das suas mercadorias.
Por exemplo: se a sua mercadoria tem giro baixo e alto valor agregado, o custo financeiro não será o mais apropriado, pois este leva em consideração o custo da operação por manter este item em estoque.
Assim, nesse caso, recomenda-se utilizar o recurso do custo médio ponderado dos estoques. A fórmula do custo médio ponderado é:
CMP = Valor total do estoque / Número de itens comprados e armazenados
Agora, já com um cenário diferente, você tem uma mercadoria com alto giro de estoque e com negociações flexíveis com seu fornecedor, utiliza o desconto por antecipação de pagamento e crédito financeiro para equalização de custo.
Neste panorama, o custo que mais se conecta com a sua realidade é o gerencial financeiro, que citamos no tópico acima.
3. Analise seus resultados
Sabemos que um dos princípios da gestão de custos é a de evitar erros e possíveis falhas. Por isso, é necessário analisar todos seus passos. Melhorando o que está trazendo resultado e descartando ou reformulando o que não está surtindo efeito.
Análise gerencial
Para isso, parta do princípio base utilizado para a formação de preço de venda, pois este será o direcionador para saber se está conseguindo atingir a estratégia definida.
Porém, não se apegue a este modelo, se o custo utilizado não for um direcionador contábil, realize continuamente os comparativos para identificar possíveis desvios (contábil/gerencial).
Essa ação poderá prevenir possíveis gaps de gestão, pois sempre haverá possibilidade de correção do custo.
Sendo assim, gestores utilizam a análise gerencial para tomarem decisões sobre as operações diárias de uma organização.
Análise contábil
É um relatório que mostra um resumo do resultado das atividades operacionais e não operacionais do seu negócio. Dessa forma, você consegue visualizar o valor total de receitas ou despesas (mesmo se já estiverem recebidas, pagas, se foram parceladas, etc).
4. Conte com um sistema de gestão
Planilhas são indispensáveis, mas elas por si só não garantem a veracidade dos dados, tampouco oferecem funcionalidades que podem ajudar na tomada de decisões que são tão importantes para a gestão de custos.
Além disso, a implementação dessas diferentes frentes de análise está muito conectada com a capacidade de apuração desses números e por isso é fundamental que se tenha ferramentas tecnológicas que sustentem essa apuração.
Nessas soluções, suas informações ficam registradas em local seguro e muito mais organizadas, sem chances de perdas ou confusões na hora de analisar para onde está indo o seu dinheiro.
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